network-4559220_1920_edited.jpg
Pachetul MIP

Gestionarea  proiectelor a partenerilor,  a activitatilor echipelor de proiect, a orelor bugetate pe experti, a livrabilelor asociate, respectiv generarea rapoartelor si a arhivelor cerute de MySMIS

DESCRIERE  MINIMALĂ PACHET

MOD ACCESARE PACHET

Partenerii care optează pentru Pachetul MIP, au acces la proiectul virtualizat conform cererii de finanțare, avand pregatite toate instrumentele necesare implementării acestuia. Durata de virtualizare a unui proiect este de aprox.7-14 zile, functie de numarul de parteneri, numarul de activități și distribuția acestora, respectiv dimensiunea echipei de proiect.  Procesul de virtualizare fiind realizat de catre Echipa MIP.

Chiar daca, după un workshop de prezentare de maxim 2 ore, echipa de proiect are suficiente cunoștințe pentru a opera un Proiect DEMO, intreg procesul de licentiere, virtualizare proiect, configurare initială , instruire experti și lansare in productie a proiectului, necesită aprox. 15 zile.

Pachet MIP_edited.png

Etapele ce trebuie parcurse pînă la  lansarea proiectului in platformă sunt:

  1. Organizarea și derularea workshopului de prezentare a Platformei MIP si utilizare proiecte si conturi DEMO

  2. Prezentarea documentelor contractului de licențiere

  3. Incheierea si semnarea contractului de licentiere

  4. Virtualizarea proiectului (date Cerere finanțare); Date proiect, Parteneri, Activități, Functii, DataStart implementare proiect

  5. Configurare Useri și incărcare date conexe:Funcții, Acțiuni, Ore bugetate pe functii si Fise post

  6. Instruirea expertilor

  7. Lansare si operare (planificarea activităților, incarcarea activităților si livrabilelor, generare Rapoarte si arhive - pentru minim 1 luna proiect)

  8. Asigurare suport, instruire suplimentară cu experții care nu se descurcă 

Utilizand platforma MIP – realizati in timp real conducerea, planificarea, organizarea, coordonarea, motivarea, evaluarea si controlul proiectelor  POCU aflate in derulare. Echipele de proiect ale partenerilor de proiect, obțin accesul rapid la datele proiectelor gestionate, avand la indemana un set de instrumente software personalizate, pentru implementarea cu succes si la costuri minime a activitatilor proiectelor.

Platforma MIP, faciliteaza implementarea proiectelor, prin operarea distanta a  resurselor, prin gestionarea și să monitorizarea factorilor ce intervin in traseul de implementare al proiectelor aflate in derulare.   Utilizatorii desemnați, au acces securizat la resursele proiectului, utilizand oricare din dispozitivele informatice disponibile:  desktop, laptop, tablete, telefoane smart.

Prin platforma MIP, gestionați următoarele aspecte ale proiectelor aflate in implementare:

  1. Gestionarea Proiectelor (simultana a pana la 6 proiecte) și a Partenerilor asociați fiecaruia dintre acestea;

  2. Gestionarea Activităților si a subactivităților planificate ale proiectului;

  3. Gestionarea echipelor de proiect si asocierea Parteneri, functii si utilizatori;

  4. Gestionarea Funcțiilor si a Expertilor, respectiv  a elementelor asociate acestora: acțiuni, ore bugetate pe funcții, responsabilități fișe post;

  5. Gestionarea tuturor Calendarelor expertilor si a datelor asociate: Date calendaristice, ore, proiect asociat, functie, activitate proiect, actiuni, descriere activitate, Livrabil1 , Livrabil2 si Livrabil3.

  6. Gestionare Livrabile - neberare automată a Fișierelor Stivă (structurate și opisate)

  7. Gestionare coliziuni intervale orare;

  8. Gestionare in timp real a Orelor rămase de executat, a ore realizate,  respectiv a ponderii(%) ore realizate: (a) pe Experti, (b)pe fiecare functie bugetată in cererea de finanțare, (c) pe Activitățile proiectului - asa cum au fost inregistrate in CalendarExpert;

  9. Generarea automată a unui set de rapoarte, inclusiv Raport de activitate POCU (Anexa18) si Fișa Pontaj POCU (Anexa7) - intocmite pe experti, pe echipa parteneri sau intreaga echipă de proiect

  10. Generarea automată a arhivelor pe trei seturi diferite de structuri, funcție de scopul utilizării ulterioare (loc incarcare in MySMIS)

  11. Gestionarea via cloud a informatiilor, astfel incat personalul desemnat din cadrul echipei are acces la datele necesare in mod securizat (conexiune criptata SSL) de oriunde (are nevoie doar de conexiune la internet cu un browser) și oricand (24/7)

  12. Procese optimizate, stabilite de manageri de proiect care au implementat cu succes, atat proiecte POSDRU, POR, POS-CCE, POCU si suntem siguri va vor fi utile si in cadrul viitoarelor programe: #POISD, #POCIDIF si #POEO.

In continuare, prezentăm câteva din ecranele / aspectele gestionate prin Platforma MIP:

Pachetul MIP, poate fi accesat atat de catre Parteneri (organizatii), cât și de  un grup de experti (persoane fizice), conditia de acces fiind: (1)  numarul minim de funcții gestionate intr-un proiect : minim 6 functii si  (2)  perioada de implementare: minim 10 luni .  

Pentru demararea procesului de contractare a serviciului, solicitati  AICI, planificarea unui workshop de prezentare a platformei

20210130_163152_edited_edited_edited.jpg

AVANTAJELE   UTILIZARII  MIP

Platforma on-line MIP - este utilă pentru gestionarea simultana a tuturor proiectelor derulate in paralel de  beneficiari cu echipe de peste 10  experti si  care vor să impulsioneze performanța acestora.

Prin utilizarea platformei, economisiți resurse (materiale si umane), timp și bani, la cere se adauga ca si beneficii eliminarea pierderilor, provenite din corecțiile financiare, aplicate de AM/ OIR - datorită erorilor, a necorelărilor intre documentele de rapoartare ale expertilor.

Parametrii imbunătățiți prin MIP: 
Pierderi financiare (-65%), Resurse umane implicate in procesul de raportare (-45%), Timp (-76%), Risc de corecții (-50%), Efort echipă de proiect (-70%) 

O enumerare ne-exhaustivă,  a avantajelor obținute in urma utilizarii Platformei MIP, este prezentată in continuare:

  1. Ofera acces echipei de proiect la un instrument modern de management de proiect, in limba romană, calibrat pe cerintele finanțatorului, care permite planificarea, conducerea, coordonare si controlul  activitatilor si a orelor bugetate pe experti.

  2. Inainte sa incarci in MySMIS, verifici și corectezi greselile utilizand MIP;

  3. Accelerarea  implementarii proiectelor, prin automatizarea proceselor de raportare, verificarea corelarii datelor , generarea fisierelor stiva necesare incarcarii in MySMIS..

  4. Reducerea pana la eliminare a  pierderilor de timp si bani (corectii financiare)

  5. Gestionarea simultană a unui numar nelimitat de proiecte, pe partener, respectiv gestionarea unui numar nelimitat de membrii ai echipei de proiect. Singura limitare existand in faptul ca un expert este limitat la un numar de maxim 6 proiecte (6 proiecte x 2 ore = 12 ore/ zi de expert)

  6. Managerul de proiect  vizualizează in timp real, stadiul imprementarii proiectului - avand acces la Rapoarte sintetice privind executia bugetară aferenta RU, dar si la Situatii specifice necesare intocmirii Rapoartelor tehnice;

  7. O modificare a unei inregistrari in calendarul unui expert, se propaga automat in toate rapoartele si in toate Arhivele, inclusiv in Fisierele Stivă (opisate) -  ce se incarca in MySMIS.

  8. Generarea automata pe fiecare functie a Fisei pontaj (Anexa7) si a Raportului de activitate (Anexa18) cu link-uri la livrabile, corelate cu Buget alocat si Fisa post.

  9. Generarea automata a stivelor de livrabile si opisarea acestora;

  10. Generarea automata a Arhivei proiectului, structurată pe Parteneri, luni calendaristice, Activități si Experti.

  11. Generarea automată a 3 tipuri de fisierelor Stive specifice MySMIS: toate livrabilele unui expert sunt concatenate si opisate conform  destinatiei de utilizare;

  12. Instrumentarea  in timp real a unui sistem de constrangeri prin care se verifica in permanență mai multi parametri : incadrarea in graficul de activități, verificare durata CIM, operarea doar a unor liste predefinite actiuni, verificare ore alocate pe activitatile bugetate  pe expertii , verificarea coliziunilor orare in timp real, verificare incadrarii in cele 12 ore/zi.

  13. Incarcare automata de actiuni de echipa pentru toți expertii ce participă la activități comune

  14. Nu necesită achizitionarea de soft-uri dedicat

  15. Planificarea activitatilor/ experti cu ajutorul unei actiuni specifice de tip planificare, care poate fi ulterior particularizata conform activitate desfasurata;

  16. Toate documentele sunt intr-un singur loc, arhivate, corelate, opisate (in fisierele stivă), existînd posibilitatea utilizarii eficiente si după finalizarea proiectului, in raportări, audit de terță parte, etc