Pachet MIP | eMIP

Pachetul MIP

Gestionarea proiectelor a partenerilor, a activitatilor echipelor de proiect, a orelor bugetate pe experti, a livrabilelor asociate, respectiv generarea rapoartelor si a arhivelor cerute de MySMIS

Pachetul Plan Afaceri (PA)

Pachetul eLearning & WebDesign

Pachetul MIP & PA

DESCRIERE MINIMALĂ PACHET

Procesul logare in platforma on-line MIP, se realizează prin introducerea credențialelor: UseName (email) si Parolă.
Datele prezentate au scop pur didactic, orice asemanare cu date / informații intalnite intr-un proiect real incarcat pe platforma sunt neintenționate și pur intamplătoare.

Prin delimitarea in timp a activităților proiectului (indicare DataStart - DataStop), respectiv prin asocierea partenerilor implicați in activitate, se generează graficul de activități (diagrama Gantt).

Diagrama Gantt - activitățile proiectului

Procesul de virtualizare al proiectului implică incărcarea informațiilor relevante ale proiectului pe platforma, conform Cereririi de finanțare aprobate.

Gestionarea mai multor proiecte prin MIP

Din bara de meniu orizontal(situata in partea de sus a ecranului activ), se selectează și se inlocuieste proiectul activ. Un utilizator, poate fi asignat simultan pe mai multe proiecte si mai multe funcții. Prin inlocuirea proiectului curent, avem acces la Calendarul unei funcții /expert in care vom incărca datele privind activitatea realizată, respectiv livrabilele generate in urma derulării activității.

2 Activitati, Acțiuni, Ore bugetate pe functiile implicate in derulare activitate și Fise post ale functiilor / expertilor asociați la activitate.

Lista Activităților/ sub-activităților proiectului si datele asociate.

Aferent activităților incarcate in cadrul MIP, in timpul procesului de virtualizare Cerere finanțare(CF), sunt incărcate si alte informații ca: (1) Lista Acțiunilor ce compun Activitățile - repartizate pe experti; (2)Ore bugetate pe functiile implicate in implementarea activităților proiectului; (3) Extrase din FisaPost ale expertilor care au responsabilități in implementarea fiecarei activități.

2.1 Lista actiuni, subdiviziuni ale unei Activități / sub-activități.

Lista Actiuni (individuale sau de echipă)

Fiecare Activitate este descompusă conceptual in subdiviziuni, care reprezintă actiuni (echivalent sarcini). Totalitatea actiunilor(Acc) ce compun o Activitate, constituie Lista actiunilor, ele fiind asignate la Experții implicați in implementarea respectivei activități.
Lista Acc se elaborează de Managerul de proiect, sau echipa MIP (in procesul de virtualizare - aici facandu-se diferenta intre tipul serviciului M10 sau M14). Descrierea asociata unei Acțiuni are un caracter generic dar suficient de specific fiecarui proiect.

2.2 Ore bugetate - calcul ore realizate, % ore realizate, calcul ore ramase

Ore bugetate pe Activități și funcții

Inprocesul de virtualizare, sunt setate pantru fiecare Acvtivitate, numarul de ore bugetate prin Cererea de finanțare. Fiecare functie are asociate un anumit numar de ore, pe fiecare activitate, iar prin completarea CalendarExpert, se consumă din aceste ore, pana la epuizare. Cu fiecare Act aditional la Cererea de finanțare, se pot modifica numarul total de ore. Prin CalendarExpert (sectiunea SumarOre) se calculeaza in timp real numarul de ore realizate, %ore realizate, Nr ore rămase. Informatia se poate exporta in format *.xlsx si poate fi utilizata in proces raportare - Executie ore, respectiv in Rapoartele de activitate (Anexa 18) ale expertilor.

Gestionare responsabilități Fise post - aferente expertilor implicați in derularea activităților.

Prin gestionarea acestor extrase de responsabilitați din Fișa Post, ale expertilor implicati in derularea activităților proiectului, se seteaza informatiile ce trebuie completate in Anexa 18, pe coloana ”Responsabilități și sarcini conform contractului / fișei postului".

3 Expertii sunt asignati la funcții, iar funcțiile la Parteneri.

Gestionare Experti

Echipa de proiect, este formata din expertii ce ocupă functiile bugetate in proiect, prin Cererea de finanțare aprobată. Lista functiilor, definită prin proiect, este asignata pe Parteneri. Ulterior funcțiile vor fi ocupate de experti. Intervalul de valabilitate al CIM, este perioada in care Expertul poate completa date in CalendarExpert.

Asignare Experți la Funcții

Sistemul de constrangeri ce vizează asociarea Expertilor (nume utilizator), la funcțiile bugetate prin proiect, limitează in timp și spațiu, in mod foarte strict datele ce pot fi completate in Calendar Expert. In acest mod se evită operarea eronată, de exemplu: (a)Expertii nu pot sa completeze in calendar decat in perioada de derulare a activității, cu actiunile care le-au fost predefinite, (b)Expertii pot completa doar in perioada de CIM activ; (c) Expertii nu pot completa decat activitatile la care au ore bugetate, s.a.m.d.

3.2 Experti & CalendarExperti - instrumentele de gestionare a intregului proces de raportare, realizat de echipa de proiect. Prin exportul global al CalendarExpert, disponibil rolului de Manager de proiect si prin construirea unor PivotTable simple, se obtin datele necesare Raportului Tehnic.

Gestionare Experti si CalendarExpert

Instrumentul central al Platformei este CalendarExpert. Fiecare expert isi incarca activitatea desfasurata si livrabilele asociate in cadrul CalendarExpert.
Prin intermediul actiunilor de tip Acc_Planificare, Managerul de proiect poate realiza planificarea activității, construind in avans Fisa Pontaj.

4 Rapoarte - exportul de date este controlat, functie de rolul de acces.

Rapoarte MIP

In cadrul Platformei MIP, se genereaza un set predefinit de rapoarte și arhive. Functie de rolul detinut de utilizator: Expert(E), Reprezentant Partener (R) sau Manager Proiect (M), nivelul de acces la datele proiectului, crește. Astfel, Managerul de proiect, poate genera rapoarte sau arhive pentru intreaga echipa de proiect.
Dintre acestea, cele mai uzual folosite rapoarte sunt: Raportul de activitate si Fisa de pontaj.

Generarea automată a Raportului de activitate (Anexa18).

Platforma nu genereaza livrabile, ci doar rapoarte si arhive construite pe anumite structuri predefinite. Intreaga activitate inregistrată pe parcursul lunii in cadrul CalendarExpert, este transpusă cu ajutorul unor proceduri in Rapoartele predefinite.

Raport activitate(2) - Anexa18

Raportul este in conformitate cu Manualul beneficiarului, fiind in permanență actualizat la ultima versiune.
Pentru fiecare subactivitate, se calculează Ore realizate, % ore realizate si Ore rămase.

Rapoarte & Arhive

Pe langa suita de rapoarte predefinite, sunt generate Arhive de proiect, pe trei structuri predefinite, functie de destinația utilizarii ( loc incarcare in MySMIS).
Pe langă arhiva livrabilelor, sunt generate si fisiere Stivă opisate, care usurează modul de gestionare, verificare si urmarire a livrabilelor.
De retinut: Orice modificare de livrabile sau de continut din Calendar Expert, se transfera in mod automat in rapoarte, fisa pontaj, arhive si stive. Acest proces aducand o importanta economie de resurse materiale, timp și bani!

Nimic nu este mai spectaculos decat automatizarea proceselor mari consumatoare de resurse umane, timp și bani! Risipa oricăror acestor resurse, inseamnă pierderi. Folosind MIP, automatizăm procesele și evităm pierderile!

Rapoarte, Arhive & Fisiere Stivă(opisate)

Livrabilele sunt: (a) sortate pe luni calendaristice, parteneri, activitati, experti si membrii GT; (b)analizate, re-structurate si procesate in vederea concatenării automate in fisiere tip Stivă.
Fisierele tip Stivă sunt de 3 tipuri: (i) Stiva livrabile pe activități, (ii) Stive livrabile de tip rezultat, (iii) Stive livrabile asociate pe fiecare membru GT.
In imaginea alaturată se poate vedea sugestiv, succesiunea procesului: (1) completare Calendar expert, (2) Generarea rapoartelor si arhivelor; (3) Generarea simultană a tuturor fisierelor stivă pentru toți expertii si pentru toți membrii GT, din intreg proiectul.

Libraria de proiect

Gestionarea eficienta a biblioteci on-line de documente ale proiectului, este esentială. Prin instrumentul Librarie, Managerul de proiect, are posibilitatea de a pune la dispozitia echipei de proiect, ultimele versiuni actualizate ale unor formulare, machete de documente,etc. Astfel, se pot construi directori specifici fiecarui compartiment (ex. Achizitii, Contabilitate, Membrii GT, etc), in care se pot organiza atat documentele tehnice (strategii, metodologii, proceduri interne, etc) cat si formulare si machete de inregistrare a anumitor activități specifice proiectului.

MOD ACCESARE PACHET

Partenerii care optează pentru Pachetul MIP, au acces la proiectul virtualizat conform cererii de finanțare, avand pregatite toate instrumentele necesare implementării acestuia. Durata de virtualizare a unui proiect este de aprox.7-14 zile, functie de numarul de parteneri, numarul de activități și distribuția acestora, respectiv dimensiunea echipei de proiect. Procesul de virtualizare fiind realizat de catre Echipa MIP.

Chiar daca, după un workshop de prezentare de maxim 2 ore, echipa de proiect are suficiente cunoștințe pentru a opera un Proiect DEMO, intreg procesul de licentiere, virtualizare proiect, configurare initială , instruire experti și lansare in productie a proiectului, necesită aprox. 15 zile.

Etapele ce trebuie parcurse pînă la lansarea proiectului in platformă sunt:

Organizarea și derularea workshopului de prezentare a Platformei MIP si utilizare proiecte si conturi DEMO
Prezentarea documentelor contractului de licențiere
Incheierea si semnarea contractului de licentiere
Virtualizarea proiectului (date Cerere finanțare); Date proiect, Parteneri, Activități, Functii, DataStart implementare proiect
Configurare Useri și incărcare date conexe:Funcții, Acțiuni, Ore bugetate pe functii si Fise post
Instruirea expertilor
Lansare si operare (planificarea activităților, incarcarea activităților si livrabilelor, generare Rapoarte si arhive - pentru minim 1 luna proiect)
Asigurare suport, instruire suplimentară cu experții care nu se descurcă

Pachetul MIP, poate fi accesat atat de catre Parteneri (organizatii), cât și de un grup de experti (persoane fizice), conditia de acces fiind: (1) numarul minim de funcții gestionate intr-un proiect : minim 6 functii si (2) perioada de implementare: minim 10 luni .

Pentru demararea procesului de contractare a serviciului, solicitati AICI, planificarea unui workshop de prezentare a platformei

Utilizand platforma MIP – realizati in timp real conducerea, planificarea, organizarea, coordonarea, motivarea, evaluarea si controlul proiectelor POCU aflate in derulare. Echipele de proiect ale partenerilor de proiect, obțin accesul rapid la datele proiectelor gestionate, avand la indemana un set de instrumente software personalizate, pentru implementarea cu succes si la costuri minime a activitatilor proiectelor.

Platforma MIP, faciliteaza implementarea proiectelor, prin operarea distanta a resurselor, prin gestionarea și să monitorizarea factorilor ce intervin in traseul de implementare al proiectelor aflate in derulare. Utilizatorii desemnați, au acces securizat la resursele proiectului, utilizand oricare din dispozitivele informatice disponibile: desktop, laptop, tablete, telefoane smart.

Prin platforma MIP, gestionați următoarele aspecte ale proiectelor aflate in implementare:

Gestionarea Proiectelor (simultana a pana la 6 proiecte) și a Partenerilor asociați fiecaruia dintre acestea;
Gestionarea Activităților si a subactivităților planificate ale proiectului;
Gestionarea echipelor de proiect si asocierea Parteneri, functii si utilizatori;
Gestionarea Funcțiilor si a Expertilor, respectiv a elementelor asociate acestora: acțiuni, ore bugetate pe funcții, responsabilități fișe post;
Gestionarea tuturor Calendarelor expertilor si a datelor asociate: Date calendaristice, ore, proiect asociat, functie, activitate proiect, actiuni, descriere activitate, Livrabil 1 , Livrabil 2 si Livrabil 3.
Gestionare Livrabile - neberare automată a Fișierelor Stivă (structurate și opisate)
Gestionare coliziuni intervale orare;
Gestionare in timp real a Orelor rămase de executat, a ore realizate, respectiv a ponderii(%) ore realizate: (a) pe Experti, (b)pe fiecare functie bugetată in cererea de finanțare, (c) pe Activitățile proiectului - asa cum au fost inregistrate in CalendarExpert;
Generarea automată a unui set de rapoarte, inclusiv Raport lunar de activitate POCU (Anexa 18) si Fișa de Pontaj POCU (Anexa 7) - intocmite pe experti, pe echipa parteneri sau intreaga echipă de proiect
Generarea automată a arhivelor pe trei seturi diferite de structuri, funcție de scopul utilizării ulterioare (loc incarcare in MySMIS)
Gestionarea via cloud a informatiilor, astfel incat personalul desemnat din cadrul echipei are acces la datele necesare in mod securizat (conexiune criptata SSL) de oriunde (are nevoie doar de conexiune la internet cu un browser) și oricand (24/7)
Procese optimizate, stabilite de manageri de proiect care au implementat cu succes, atat proiecte POSDRU, POR, POS-CCE, POCU si suntem siguri va vor fi utile si in cadrul viitoarelor programe: #POISD, #POCIDIF si #POEO.

In continuare, prezentăm câteva din ecranele / aspectele gestionate prin Platforma MIP:

AVANTAJELE UTILIZARII MIP

Platforma on-line MIP - este utilă pentru gestionarea simultana a tuturor proiectelor derulate in paralel de beneficiari cu echipe de peste 10 experti si care vor să impulsioneze performanța acestora.

Prin utilizarea platformei, economisiți resurse (materiale si umane), timp și bani, la cere se adauga ca si beneficii eliminarea pierderilor, provenite din corecțiile financiare, aplicate de AM/ OIR - datorită erorilor, a necorelărilor intre documentele de rapoartare ale expertilor.

Parametrii imbunătățiți prin MIP:
Pierderi financiare (-65%), Resurse umane implicate in procesul de raportare (-45%), Timp (-76%), Risc de corecții (-50%), Efort echipă de proiect (-70%)

O enumerare ne-exhaustivă, a avantajelor obținute in urma utilizarii Platformei MIP, este prezentată in continuare:

Ofera acces echipei de proiect la un instrument modern de management de proiect, in limba romană, calibrat pe cerintele finanțatorului, care permite planificarea, conducerea, coordonare si controlul activitatilor si a orelor bugetate pe experti.
Inainte sa incarci in MySMIS, verifici și corectezi greselile utilizand MIP;
Accelerarea implementarii proiectelor, prin automatizarea proceselor de raportare, verificarea corelarii datelor , generarea fisierelor stiva necesare incarcarii in MySMIS..
Reducerea pana la eliminare a pierderilor de timp si bani (corectii financiare)
Gestionarea simultană a unui numar nelimitat de proiecte, pe partener, respectiv gestionarea unui numar nelimitat de membrii ai echipei de proiect. Singura limitare existand in faptul ca un expert este limitat la un numar de maxim 6 proiecte (6 proiecte x 2 ore = 12 ore/ zi de expert)
Managerul de proiect vizualizează in timp real, stadiul imprementarii proiectului - avand acces la Rapoarte sintetice privind executia bugetară aferenta RU, dar si la Situatii specifice necesare intocmirii Rapoartelor tehnice;
O modificare a unei inregistrari in calendarul unui expert, se propaga automat in toate rapoartele si in Arhiva proiectului, inclusiv in Fisierele Stivă (opisate) - ce se incarca in MySMIS.
Generarea automata pe fiecare functie a documentelor: Anexa 7 - Fișa de pontaj si Anexa 18 - Raport lunar de activitate cu link-uri la livrabile, corelate cu Buget alocat si Fisa post.
Generarea automata a stivelor de livrabile si opisarea acestora;
Generarea automata a Arhivei proiectului, structurată pe Parteneri, luni calendaristice, Activități si Experti.
Generarea automată a 3 tipuri de fisierelor Stive specifice MySMIS: toate livrabilele unui expert sunt concatenate si opisate conform destinatiei de utilizare;
Instrumentarea in timp real a unui sistem de constrangeri prin care se verifica in permanență mai multi parametri : incadrarea in graficul de activități, verificare durata CIM, operarea doar a unor liste predefinite actiuni, verificare ore alocate pe activitatile bugetate pe expertii , verificarea coliziunilor orare in timp real, verificare incadrarii in cele 12 ore/zi.
Incarcare automata de actiuni de echipa pentru toți expertii ce participă la activități comune
Nu necesită achizitionarea de soft-uri dedicat
Planificarea activitatilor/ experti cu ajutorul unei actiuni specifice de tip planificare, care poate fi ulterior particularizata conform activitate desfasurata;
Toate documentele sunt intr-un singur loc, arhivate, corelate, opisate (in fisierele stivă), existînd posibilitatea utilizarii eficiente si după finalizarea proiectului, in raportări, audit de terță parte, etc