Cu mare bucurie, vă aducem la cunoștință un nou succes al echipei eMIP: lansarea eMIP-Arch, prima soluție de arhivare digitală asistată de nucleul OpenAI furnizat de Microsoft, in cadrul unui parteneriat exclusivist. Prin utilizarea aplicației, utilizatorul nu va căuta in metadatele asociate fisierelor arhivate, ci chiar in conținutul documentelor! Viteza de procesare și analiza a 100.000 de pagini de documente ”invățate” se realizează in mai puțin de 0,31 secunde.
CUI NE ADRESĂM?
eMIP-Arch este o aplicatie de arhivare digitala destinata IMM-urilor (intreprinderilor mici si mijlocii), carora le permite sa gestioneze si sa pastreze documentele lor in format electronic, in mod eficient. De curand, este disponibila atat in App Store cat si în Google Play, ceea ce inseamna ca:
poate fi descarcata si utilizata pe dispozitive mobile adecvate.
este o aplicație sigură, provenită dintr-o sursă sigură, care a fost auditată și care este compatibilă cu sistemele de operare Android și iOS (vezi cele 4 tipuri de sisteme de operare mentionate in App Store)
Scopul acestei aplicatii este de a ajuta IMM-urile sa isi digitalizeze afacerile si sa gestioneze documentele lor digitizate (scanate electronic) intr-un mod organizat si sigur.
Achiziționarea licențelor, este cheltuială eligibilă in cadrul programului de finanțare PNRR - DIGITALIZARE IMM
Solutia eMIP-Arch, care ruleaza pe infrastructura MS Azure. Acest lucru permite accesul la resursele generoase de cloud computing si stocare, precum si la functii avansate de gestionare a Data lake-ului generat in procesul de arhivare. Utilizarea acestor resurse poate oferi posibilitatea de a analiza si utiliza datele stocate in Data lake-ul generat, prin intermediul tehnicilor de gestionare și procesare de tip Big Data si Machine Learning, pentru imbunătățirea anumitor procese din afacerile IMM-urilor. De exemplu, datele pot fi utilizate pentru a identifica tendinte si modele in afaceri, pentru a automatiza procese si pentru a oferi personalizare la utilizatori.
10 AVANTAJE OBTINUTE PRIN UTILIZAREA SOLUȚIEI
Organizare și acces ușor la documente: soluția permite organizarea și stocarea documentelor electronice într-un singur loc, facilitând accesul rapid și ușor la acestea.
Siguranță și confidențialitate: soluția oferă mai multe niveluri de securitate pentru a proteja documentele împotriva accesului neautorizat și a pierderii sau furtului de date.
Economii de timp și cost: soluția elimină nevoia de a păstra documentele fizice și reduce costurile asociate cu arhivarea și gestionarea lor.
Automatizarea proceselor: soluția poate fi configurată pentru a automatiza anumite procese, cum ar fi clasificarea și indexarea documentelor, ceea ce poate economisi timp și reduce erorile umane.
Accesibilitate la orice moment și de oriunde: soluția permite accesul la documente de la orice dispozitiv conectat la internet, oferind flexibilitate și mobilitate.
Analiza și utilizarea datelor: prin accesul la resursele generoase de cloud computing și stocare, precum și la funcțiile avansate de gestionare a Data lake-ului generat, soluția permite analiza și utilizarea datelor pentru a lua decizii mai informate și a îmbunătăți afacerile.
Creșterea eficienței și productivității: soluția poate automatiza procesele de arhivare și gestionare a documentelor, ceea ce poate reduce timpul și efortul necesar pentru aceste activități, crescând astfel eficiența și productivitatea angajaților.
Îmbunătățirea colaborării: soluția permite partajarea și colaborarea documentelor între utilizatori, ceea ce poate îmbunătăți comunicarea și colaborarea în cadrul echipei.
Raportare și monitorizare: soluția oferă instrumente de raportare și monitorizare, care permit monitorizarea și analizarea utilizării documentelor și a activităților de arhivare, ceea ce poate ajutala luarea de decizii informate și la identificarea zonelor în care se pot face îmbunătățiri.
Compliance: Soluția este configurată pentru a respecta standardele legale și de conformitate (ex. GDPR), ceea ce poate ajuta la protejarea afacerii de amenzile și riscurile legale.
DESCRIERE GENERALA & MOD OPERARE
(a) Arhiva digitală a unei companii, poate fi organizată pe mai multe nivele :
- Client / Arhivele punctelor de lucru
- Compartimente (conform Nomenclator),
- Cutii de arhivare ce contin Dosare cu documente.
(b) Prin procesul de arhivare, documentul este incarcat in platforma, procesat, ”incațat” și indexat. Interogarile in Baza de date este realizata după un numar infinit de cuvinte cheie construite după urmatoarele tipuri de criterii construite și introduse in interfața de cautare:
- cuvant1 cuvant2 ... CuVântN – aduce toate fisierele care contin toate cele N cuvinte
- ”cuvant3 cuvant4” - aduce fisierele care conțin cele 2 cuvinte scrise exact in ordinea scrise intre separatori (”)
Notă: nu contează dacă sunt folosite majuscule (litere mari) sau diacritice, el interpretează toate caracterele in formatul universal (fara diacritice și majuscule).
(c) Roluri utilizate: Administrator, Arhivar, Client
(d) Nu se modifica procesele de arhivare din companie, fiecare entitate din organigramă (Directii, servicii, compartimente, etc), realizează arhivarea proprie, scanează documentele și incarca fisierele (format *.pdf) in Dosare și Cutii de arhicare.
(e) Utilizatorii cu roluri de Administratorii și Arhivarii văd toate arhivele și au acces la documente, iar Clienți au acces doar la documentele asociate unui Comartiment.
(f) Utilizatorii cu roluri de Arhivari sau Administratori incarcă in documentele scanate, completează informatiile ce se constituie in metadatele asociate unui document, modifică și finalizează procesul de generare al etichetei dosarului. După finalizarea procesului de incarcare, eMIP-Arch, trimite o notificare prin aplicația client mobile eMIP, tuturor utilizatorilor cu rol ”client”, care sunt asignati la un compartiment, cu un mesaj de forma:
Arhiva ” NUME ARHIVA” a fost updatată! Documentul ”Nume document abc.pdf” din compartimentul ”NumeCompartiment”, cutia ”NumeCutie”, a fost finalizat.
(g) Clienții au posibilitate de a Cauta documente arhivate, in baza de date conform criteriilor descrise la pct (b), putand vizualiza oricare din documentele afișate, respectiv poate descarca toate documentele intr-o singură arhivă.