SECȚIUNE LEGISLATIVĂ

Termeni și Condiții de utilizare al eMIP®

TERMENI ȘI CONDIȚII DE UTILIZARE

Platforma eMIP® – www.emip.ro și subdomeniile acesteia

Versiunea: 3.0
Data ultimei actualizări: Februarie 2026

CAPITOLUL 1: INTRODUCERE

Acești Termeni și Condiții de Utilizare (denumiți în continuare „Termeni și Condiții") reglementează accesul și utilizarea platformei online eMIP (Managementul Integrat al Proiectelor), dezvoltată și operată de EMIP SRL (CUI: 43397967), având sediul în Alba Iulia, str. Tudor Arghezi nr. 6, jud. Alba, România.

Platforma eMIP este un ecosistem integrat de soluții software dedicate gestionării proiectelor europene, oferind funcționalități avansate pentru managementul echipelor, arhivarea documentelor, generarea rapoartelor și procesarea automată a datelor. Ecosistemul include:

www.emip.ro – Site principal și portal de informare
pro.emip.ro – Soluție pentru managementul proiectelor (eMIP-Proiecte)
arch.emip.ro – Soluție pentru gestionarea documentelor și arhivare digitală (eMIP-Arch)
Alte subdomenii dedicate funcționalităților specifice ale ecosistemului eMIP

Prin accesarea și utilizarea oricărui subdomen al platformei eMIP, utilizatorii (denumiți în continuare „Utilizatori", „Beneficiari" sau „Operatori de Date") acceptă integral acești Termeni și Condiții, precum și Politica de Confidențialitate asociată. În cazul în care nu sunteți de acord cu acești Termeni și Condiții, vă rugăm să încetați utilizarea platformei.

1.1. Definiții

Pentru o mai bună înțelegere a acestor Termeni și Condiții, următorii termeni vor avea semnificațiile specificate mai jos:

a) Platforma eMIP / Software - Sistemul online dezvoltat de EMIP SRL, care rulează pe infrastructura tehnică proprie și Microsoft Azure (Centre de Date în Uniunea Europeană) și oferă funcționalități pentru gestionarea proiectelor europene, managementul documentelor, procesarea automată a datelor și generarea rapoartelor. Include toate subdomeniile *.emip.ro.

b) Furnizor : EMIP SRL (CUI: 43397967), entitățile care administrează platforma eMIP și furnizează licențe de utilizare și servicii asociate.

c) Beneficiar / Utilizator / Operator de Date : Persoana juridică sau fizică autorizată care achiziționează licențe de utilizare a platformei eMIP și utilizează funcționalitățile acesteia pentru implementarea proiectelor europene sau pentru gestionarea documentelor. Beneficiarul acționează ca operator de date în sensul GDPR.

d) Licență de Utilizare / Licență Multiplă de Utilizare (LMU): Dreptul neexclusiv acordat Beneficiarului de a utiliza platforma eMIP pentru un număr determinat de utilizatori și terminale, în conformitate cu specificațiile contractuale. Licența se acordă prin sistem de abonament lunar.

e) Utilizatori Înregistrați : Persoanele fizice desemnate de către Beneficiar care au conturi active de acces la platformă, cu credențiale unice și nivele de acces diferențiate (Manager Proiect, Expert Implementare, Personal Suport, Administrator Documente, etc.).

f) Proiect: Grup de activități desfășurate de Beneficiar pentru atingerea unor obiective prestabilite, în cadrul unui buget și al unei perioade definite, derulate în principal în cadrul programelor finanțate din fonduri europene (ex. PEO, POIDS, FSE+, FEDR, etc.).

g) Terți / Persoane Vizate: Persoane fizice sau juridice ale căror date sunt prelucrate prin intermediul platformei eMIP, inclusiv:
• Membrii Grupului Țintă (MGT): Persoane fizice implicate în proiectele gestionate de Beneficiar
• Parteneri: Organizații sau persoane juridice implicate în implementarea proiectelor
• Membrii echipei extinse: Experți, consultanți sau alți colaboratori
• Alte părți interesate (stakeholders)

h) Date cu caracter personal: Orice informație referitoare la o persoană fizică identificată sau identificabilă, inclusiv datele colectate automat sau încărcate de Utilizatori pe platformă (ex. nume, prenume, CNP, adrese, date financiare, informații sensibile).

i) Procesare automată: Activitățile de prelucrare a datelor realizate de platforma eMIP prin tehnologii avansate, cum ar fi OCR (recunoaștere optică a caracterelor), indexare în conținut a documentelor, interacțiuni smart cu Asistentul Inteligent, generarea de rapoarte, fișiere stivă și arhive, fără intervenție umană din partea Furnizorului.

j) Infrastructură tehnică proprie: Totalitatea mijloacelor de comunicare și echipamentele utilizate de Beneficiar pentru accesarea platformei eMIP, inclusiv conexiuni la internet, terminale proprii și alte resurse IT. Serverele platformei eMIP sunt gestionate de Furnizor pe infrastructura proprie și Microsoft Azure (UE).

k) Livrabile/documente justificative: Documentele sau datele încărcate de Beneficiar pe platformă, care pot include informații sensibile sau personale ale terților. Beneficiarul este responsabil pentru obținerea consimțământului explicit al terților, conform cerințelor GDPR.

l) GDPR: Regulamentul (UE) 2016/679 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și libera circulație a acestor date.

m) Persoană Împuternicită: Furnizorul platformei eMIP în calitate de împuternicit al operatorului de date (Beneficiarul), în sensul Art. 28 din GDPR.

n) Zona de stocare „caldă" : Perioada de 1 an după finalizarea proiectului sau după încetarea contractului de licențiere, în care datele și arhiva proiectului sunt păstrate pe suport SSD pentru descărcare sau ștergere la cererea Beneficiarului.

o) Zona de stocare „rece": Perioada suplimentară de 1 an după zona „caldă", în care arhiva proiectului este păstrată pe suport HDD într-un mediu de stocare cu acces limitat și poate fi restaurată la cererea Beneficiarului.

p) Ștergerea definitivă a datelor: Procesul ireversibil de eliminare a datelor și arhivelor proiectului după expirarea perioadei de retenție (2 ani de la finalizarea proiectului sau încetarea contractului), conform politicii de retenție a platformei eMIP. După ștergere, datele nu mai pot fi recuperate.

q) Remunerație / Tarif: Prețul abonamentului lunar datorat de Beneficiar pentru utilizarea platformei eMIP, calculat în funcție de numărul și tipul de utilizatori activi, volumul de stocare utilizat și serviciile suplimentare solicitate.

r) Servicii conexe: Servicii digitale oferite prin platformă, cum ar fi: OCR și procesare automată documente, asistenți virtuali, generare rapoarte și arhive, backup și disaster recovery, training și suport tehnic.

s) Consimțământ explicit: Acordul clar și informat al persoanelor vizate (ex. Membrii Grupului Țintă, parteneri, colaboratori) pentru prelucrarea datelor lor personale, obținut de Beneficiar înainte de încărcarea datelor pe platformă, în conformitate cu Art. 6 și Art. 9 din GDPR.

1.2. Rolul Platformei eMIP

Platforma eMIP acționează ca un instrument software complex care oferă:

Servicii de gestionare a proiectelor europene – planificare, monitorizare, raportare
Servicii de gestionare documentară și arhivare digitală
Procesare automată a datelor prin tehnologii OCR și algoritmi AI
Generare automată de rapoarte conform cerințelor autorităților de finanțare
Servicii de stocare securizată în cloud (Microsoft Azure – UE)
Backup zilnic și disaster recovery
Suport tehnic și training pentru utilizatori

Furnizorul acționează ca Persoană Împuternicită (Art. 28 GDPR) și oferă infrastructura tehnică necesară pentru ca Beneficiarul să își îndeplinească obligațiile de raportare și arhivare conform cerințelor proiectelor europene. Toate procesele de prelucrare a datelor sunt realizate exclusiv la inițiativa și sub responsabilitatea Beneficiarului, fără intervenția umană a Furnizorului asupra conținutului datelor.

1.3. Obligațiile Beneficiarului ca Operator de Date

Beneficiarul, în calitate de Operator de Date, are următoarele obligații principale:

Obținerea consimțământului explicit al terților – Beneficiarul trebuie să obțină și să documenteze consimțământul tuturor persoanelor vizate (Membrii GT, parteneri, colaboratori) înainte de încărcarea datelor acestora pe platformă.
Respectarea GDPR – Beneficiarul trebuie să se asigure că toate datele încărcate pe platformă sunt colectate și procesate în conformitate cu Art. 5, Art. 6 și Art. 9 din GDPR.
Informarea persoanelor vizate – Beneficiarul trebuie să informeze persoanele vizate despre: scopurile prelucrării, perioada de stocare, drepturile lor conform GDPR (Art. 13 și Art. 14).
Gestionarea drepturilor persoanelor vizate – Beneficiarul răspunde pentru soluționarea cererilor privind: dreptul de acces (Art. 15), rectificare (Art. 16), ștergere (Art. 17), restricționare (Art. 18), portabilitate (Art. 20).
Securitatea datelor – Beneficiarul trebuie să implementeze măsuri adecvate pentru protejarea credențialelor de acces, să utilizeze autentificare multifactor (MFA) și să instruiască utilizatorii înregistrați.
Raportarea incidentelor – Beneficiarul trebuie să raporteze imediat orice incident de securitate sau suspiciune de acces neautorizat către Furnizor (admin@emip.ro).
Respectarea politicii de retenție – Beneficiarul trebuie să descarce arhiva proiectului în perioada de stocare caldă (1 an) sau să solicite ștergerea datelor conform procedurii stabilite.

NOTĂ IMPORTANTĂ: Furnizorul nu își asumă responsabilitatea pentru încălcările GDPR cauzate de acțiunile sau omisiunile Beneficiarului sau ale utilizatorilor înregistrați desemnați de acesta.

1.4. Conformitatea cu GDPR și ISO 27001

Platforma eMIP este proiectată și operată în conformitate cu:

GDPR (Regulamentul UE 2016/679) – protecția datelor cu caracter personal
ISO 27001:2022 – standardul internațional pentru managementul securității informației
Legislația română aplicabilă – Legea 190/2018 privind protecția datelor
Cerințele de securitate cibernetică ale Uniunii Europene

Măsurile tehnice și organizatorice implementate includ:

Criptare TLS/SSL pentru toate conexiunile la platformă
Autentificare în doi factori (MFA) obligatorie pentru utilizatori
Criptare PBKDF2 cu 1000 iterații pentru parolele utilizatorilor
Backup zilnic automat prin Microsoft Azure VM Backup (minimum 14 copii)
Disaster Recovery prin Azure Site Recovery
Monitorizare continuă prin Microsoft Defender for Cloud
Log-uri de acces și audit trail pentru toate operațiunile sensibile
Stocarea datelor exclusiv în Centre de Date Microsoft Azure din Uniunea Europeană

1.5. Principii Fundamentale Respectate de Platforma eMIP

Conform Art. 5 din GDPR, platforma eMIP respectă următoarele principii:

Legalitate, echitate și transparență: Datele sunt colectate și prelucrate în mod legal, echitabil și transparent. Utilizatorii sunt informați clar despre scopurile și modalitățile de prelucrare.
Limitarea scopului: Datele sunt utilizate exclusiv pentru implementarea proiectelor europene, gestionarea documentelor și respectarea obligațiilor legale. Orice alt scop necesită consimțământul explicit.
Minimizarea datelor: Se colectează doar datele strict necesare pentru scopurile declarate. Beneficiarul este responsabil să evite încărcarea de date excesive sau irelevante.
Exactitatea datelor: Datele sunt păstrate corecte și actualizate. Beneficiarul este responsabil pentru verificarea și actualizarea periodică a datelor încărcate.
Limitarea stocării: Datele sunt păstrate conform politicii de retenție:
• Pe durata contractului de licențiere + perioada de implementare proiect
• Zona caldă: 1 an după finalizare (SSD)
• Zona rece: 1 an suplimentar (HDD)
• Ștergere definitivă: după 2 ani(dupa finalizarea proiectului), fără posibilitate de recuperare
Integritate și confidențialitate: Datele sunt protejate prin măsuri tehnice și organizatorice adecvate: criptare, MFA, backup, monitorizare continuă. Accesul la date este restricționat la utilizatorii autorizați.

CAPITOLUL 2: ACCESUL ȘI UTILIZAREA PLATFORMEI

2.1. Condiții de Acces

Accesul la platforma eMIP și subdomeniile acesteia este condiționat de:

Încheierea unui Contract de Licențiere cu Furnizorul – EMIP SRL
Acceptarea explicită a prezentelor Termeni și Condiții și a Politicii de Confidențialitate
Plata Remunerației conform tarifelor în vigoare (abonament lunar)
Crearea conturilor si virtualizarea proiectului de către echipa eMIP
Utilizarea de credențiale unice pentru fiecare utilizator înregistrat
Activarea autentificării în doi factori (2FA/MFA) pentru securizarea accesului

Accesul la platformă se realizează prin:

Browser web (Chrome, Firefox, Edge, Safari) la adresele: www.emip.ro, pro.emip.ro, arch.emip.ro
Aplicații mobile dedicate (iOS, Android) – disponibile în App Store și Google Play, după caz
API-uri dedicate pentru integrări (la cerere și cu aprobarea Furnizorului)

2.2. Tipuri de Utilizatori și Niveluri de Acces

Platforma eMIP oferă niveluri diferențiate de acces în funcție de rolul utilizatorului:

Administrator de Cont (Furnizor): Are acces complet la toate funcționalitățile platformei, poate crea și gestiona utilizatori, poate configura proiecte și setări, poate descărca arhive complete.
Manager: Are acces la gestionarea echipei de proiect, poate vizualiza și edita calendare, poate genera rapoarte pentru întreaga echipă, poate gestiona documente și livrabile.
Expert Implementare / Personal Suport: Are acces la propriul calendar, poate încărca documente și livrabile, poate vizualiza rapoarte proprii, poate interacționa cu asistenții virtuali în limita drepturilor acordate.
Reprezentant Partener: Are acces la gestionarea echipei partenerului, poate vizualiza și edita calendare pentru membrii echipei partenerului, poate genera rapoarte pentru echipa partenerului.
Administrator Arhiva (pentru eMIP-Arch): Are acces la gestionarea arhivei documentare, poate crea utilizatori arhivatori și clienți, poate configura nomenclatoare, poate gestiona procesarea OCR.
Arhivator (pentru eMIP-Arch): Poate încărca și procesa documente, poate aplica OCR, poate indexa documente în nomenclator.
Client / Întreprindere (pentru eMIP-Arch): Are acces doar la documentele proprii, poate căuta în conținutul indexat, poate consulta asistenți virtuali, poate descărca documente permise.

2.3. Restricții de Utilizare

Beneficiarul și utilizatorii înregistrați se obligă să nu întreprindă următoarele acțiuni:

Să nu reproducă, copieze, modifice sau distribuie Software-ul platformei eMIP
Să nu decompileze, dezasambleze sau să încerce să obțină codul sursă al Software-ului
Să nu partajeze credențialele de acces cu terți neautorizați
Să nu utilizeze platforma în scopuri ilegale, frauduloase sau care încalcă drepturile terților
Să nu încarce conținut malware, viruși sau orice alt cod dăunător
Să nu depășească limitele tehnice stabilite (ex. dimensiune fișiere: max 40 MB per document)
Să nu cesioneze drepturile de utilizare către terți fără acordul scris al Furnizorului
Să nu utilizeze platforma pentru a prelucra date în afara scopurilor declarate în Contract
Să nu încalce cerințele GDPR privind protecția datelor cu caracter personal

IMPORTANT: Încălcarea acestor restricții poate duce la suspendarea imediată a accesului, rezilierea Contractului de Licențiere și solicitarea de daune-interese conform legislației aplicabile.

2.4. Licență Multiplă de Utilizare (LMU)

Sistemul de licențiere al platformei eMIP funcționează pe principiul Licenței Multiple de Utilizare (LMU), care presupune:

Abonament lunar – Remunerația se calculează și se facturează lunar, în funcție de numărul și tipul de utilizatori activi
Facturare diferențiată pe roluri – Fiecare tip de utilizator (Manager Proiect, Expert, Personal Suport) are tarif propriu
Flexibilitate – Beneficiarul poate adăuga sau șterge utilizatori în orice moment, facturarea ajustându-se automat
Cloud Storage – Tarifare separată pentru volumul de stocare utilizat suplimentar (Euro/GB/lună)
Servicii suplimentare – Training personalizat, configurări custom, migrări de date (la cerere și cu tarif separat)
Prelungire automată – Contractul se prelungește automat lunar, dacă nu este denunțat de una din părți cu 15 zile prealabil

CAPITOLUL 3: REMUNERAȚIA, TARIFELE ȘI PLĂȚILE

3.1. Structura Remunerației

Remunerația pentru utilizarea platformei eMIP se calculează lunar și include următoarele componente:

A. Tarife pentru Utilizatori (eMIP-Proiecte – pro.emip.ro):

1. Tip Utilizator: Management | Descriere: Manager de proiect, responsabil financiar, responsabil achiziții, asistent manager, coordonator partener | Tarif lunar (EUR): conform https://www.emip.ro/preturi sectiunea eMIP® Proiecte.

2. Tip Utilizator: Expert -membru echipa proiect | Descriere: consilier juridic, specialist IT, expert selecție GT, consiliere, mediere, formare, asistent social, Expert, analist, coordonator, consultant care creează livrabile: strategii, studii, analize, curricula, expert tehnic pentru infrastructură, construcții, etc. | Tarif lunar (EUR): conform https://www.emip.ro/preturi sectiunea eMIP® Proiecte.

3. Tip Utilizator: Supraveghere echipă (fără documente in calendar) | Descriere: User cu rol de manager care nu completează calendar propriu | Tarif lunar (EUR): 0.00 (Gratuit).

B. Tarife pentru Stocare Cloud:

1. Tip Stocare: SSD Pro + Backup + DR | Descriere: Stocare pe durata proiectului + 12 luni zona caldă + 12 luni zona rece | Tarif lunar (EUR/GB): conform https://www.emip.ro/preturi sectiunea eMIP® Proiecte.

C. Servicii Suplimentare (la cerere):

Training personalizat individual – tarif negociabil
Configurare complexă proiect (definire și încărcare acțiuni, calendar experți) – tarif negociabil
Rebranding aplicație (identitate vizuală personalizată) – tarif negociabil
Migrare date din alte sisteme – tarif negociabil
Integrări API custom – tarif negociabil
Audit de securitate și conformitate GDPR – tarif negociabil

3.2. Modalități de Plată

Plata Remunerației se realizează prin plata prin transfer bancar: Furnizorul emite factura în prima zi a lunii pentru utilizatorii activi în luna anterioară. Termen de plată: 15 zile de la data facturii. Facturile sunt transmise electronic la adresa de email specificată în Contract.

Moneda de facturare: Tarifele sunt exprimate în EUR, dar facturarea se realizează în RON la cursul de schimb EUR/RON comunicat de BNR la data emiterii facturii.

3.3. Întârzieri la Plată și Penalități

În cazul întârzierii plății Remunerației:

Penalități de întârziere: 0,1% pe zi din valoarea facturii neplătite, până la achitarea integrală
Suspendarea serviciului: La depășirea cu 30 zile a termenului de plată, Furnizorul poate suspenda accesul la platformă
Restabilirea serviciului: După plata integrală a sumelor restante + penalități, serviciul se restabilește în maximum 6 ore lucrătoare
Rezilierea Contractului: Întârzierea sistematică a plăților (mai mult de 2 luni consecutive) poate duce la rezilierea Contractului

CAPITOLUL 4: RESPONSABILITĂȚI ȘI LIMITĂRI DE RĂSPUNDERE

4.1. Responsabilitățile Furnizorului

Furnizorul își asumă următoarele responsabilități:

Asigurarea disponibilității platformei la un nivel de minimum 98% pe lună (Service Level Agreement)
Mentenanța și actualizarea periodică a Software-ului (fără afectarea funcționalităților de bază)
Backup zilnic automat al datelor (minimum 14 copii de siguranță)
Disaster Recovery prin Azure Site Recovery
Monitorizare continuă prin Microsoft Defender for Cloud
Asistență tehnică în limba română, de luni până vineri, între orele 09:00-17:00
Păstrarea confidențialității datelor conform Clauza 10 privind Confidențialitatea
Implementarea măsurilor de securitate conform Art. 32 din GDPR și ISO 27001
Notificarea Beneficiarului în caz de incident de securitate (în maximum 72 ore)
Respectarea obligațiilor ca Persoană Împuternicită conform Art. 28 din GDPR

4.2. Limitări de Răspundere ale Furnizorului

Furnizorul NU este responsabil pentru:

Conținutul datelor încărcate de Beneficiar sau utilizatorii înregistrați (membrii ai echipei beneficiarului) pe platformă
Obținerea consimțământului persoanelor vizate pentru prelucrarea datelor – aceasta este obligația exclusivă a Beneficiarului
Încălcările GDPR cauzate de acțiunile sau omisiunile Beneficiarului sau utilizatorilor înregistrați
Utilizarea abuzivă sau rău-intenționată a platformei de către utilizatori
Pierderea de date cauzată de acțiunile utilizatorilor (ex. ștergerea voluntară, încărcarea de fișiere corupte)
Disfuncționalitățile cauzate de infrastructura IT a Beneficiarului (conexiune internet, terminale)
Atacuri cibernetice de tip Zero Day (pentru care nu există patch-uri de securitate disponibile)
Cazuri de forță majoră (conform Clauza 11)
Prejudicii indirecte sau pierderi de profit ale Beneficiarului

În cazul în care disponibilitatea platformei scade sub 98% dintr-o cauză imputabilă Furnizorului, Beneficiarul are dreptul la rambursarea proporțională a Remunerației pentru perioada în care platforma nu a fost disponibilă.

4.3. Responsabilitățile Beneficiarului (detaliat)

Pe lângă obligațiile menționate în Capitolul 1.3, Beneficiarul mai are următoarele responsabilități:

Să asigure infrastructura IT necesară pentru accesarea platformei (conexiune internet, browsere actualizate)
Să păstreze confidențialitatea credențialelor de acces și să nu le partajeze cu terți
Să obtină acordul scris, explicit privind dreptul de utilizare a datelor cu caracter personal din partea persoanelor vizate (terțe persoane ca membrii grup țintă, precum și membrii echipei de proiect)
Să informeze imediat Furnizorul în caz de compromitere a credențialelor sau acces neautorizat
Să instruiască utilizatorii înregistrați despre utilizarea corectă a platformei și respectarea GDPR
Să monitorizeze activitatea utilizatorilor și să prevină utilizările abuzive
Să realizeze backup-uri locale ale datelor importante (în afara celor realizate automat de platformă)
Să descarce arhiva proiectului în perioada de stocare caldă (1 an după finalizare implementare)
Să achite la timp Remunerația conform termenelor stabilite în Contract
Să nu dăuneze imaginii, numelui sau activității Furnizorului

CAPITOLUL 5: POLITICA DE RETENȚIE A DATELOR

Conform Art. 5 alin. (1) lit. (e) din GDPR – Limitarea stocării, platforma eMIP aplică următoarea politică de retenție a datelor:

5.1. Perioada de Stocare pe Durata Contractului

Pe toată durata de derulare a Contractului de Licențiere și a perioadei de implementare a proiectului, datele sunt stocate astfel:

Stocare primară pe SSD Pro/Enterprice (acces rapid)
Backup zilnic automat (minimum 14 copii de siguranță)
Disaster Recovery prin Azure Site Recovery (replică în alt centru de date UE)
Log-uri de acces și audit trail (păstrate 30 de zile)
Indexare completă pentru căutare rapidă în conținut

5.2. Zona de Stocare „Caldă" (implementare + 1 an după finalizare)

După finalizarea proiectului sau după încetarea Contractului de Licențiere, datele și arhiva proiectului sunt mutate în zona de stocare „caldă" pentru o perioadă de 1 an calendaristic:

Stocarea se realizează în continuare pe suport SSD
Backup-urile sunt menținute activ
Beneficiarul poate descărca oricând arhiva completă a proiectului
Beneficiarul poate solicita ștergerea anticipată a datelor (prin cerere scrisă la admin@emip.ro)
Accesul utilizatorilor la funcționalitățile platformei poate fi restricționat (dacă nu se mai plătește abonamentul)
Arhiva poate fi restaurată la cerere pentru consultare sau completare

IMPORTANT: Se recomandă ca Beneficiarul să descarce arhiva completă a proiectului în această perioadă!

5.3. Zona de Stocare „Rece" (1 an suplimentar)

După expirarea perioadei de stocare caldă, datele sunt mutate în zona de stocare „rece" pentru încă 1 an:

Stocarea se realizează pe suport HDD (acces mai lent)
Backup-urile de bază sunt menținute
Accesul direct la platformă pentru consultare nu mai este disponibil
Restaurarea arhivei este posibilă doar la cerere (cu un termen de 5-7 zile lucrătoare)
Pot fi aplicate tarife suplimentare pentru restaurarea din zona rece
Beneficiarul poate solicita în continuare ștergerea anticipată

5.4. Ștergerea Definitivă a Datelor

După expirarea perioadei totale de retenție (maxim 2 ani de la finalizarea proiectului / încetarea contractului):

Toate datele și arhivele proiectului sunt ȘTERSE DEFINITIV și IREVERSIBIL
Ștergerea include: date primare, backup-uri, copii Disaster Recovery, log-uri, indexări
După ștergere, datele NU MAI POT FI RECUPERATE sub nicio formă
Furnizorul nu mai are nicio obligație de păstrare sau restaurare a datelor
Beneficiarul este informat cu 30 de zile înainte despre iminența ștergerii finale (prin email)
Pe perioada de retentie beneficiarul este oblibat sa achite tariful de stocare

NOTĂ: Beneficiarul este singurul responsabil pentru descărcarea și păstrarea datelor înainte de expirarea perioadei de retenție. Furnizorul nu răspunde pentru pierderea datelor după ștergerea definitivă.

5.5. Ștergerea Anticipată la Cererea Beneficiarului

Beneficiarul poate solicita ștergerea anticipată a datelor în orice moment, prin transmiterea unei cereri scrise semnată și datată la adresa: admin@emip.ro sau prin poștă la sediul Furnizorului.

Procedura de ștergere anticipată:

Beneficiarul transmite cererea de ștergere (prin email sau poștă)
Furnizorul confirmă primirea cererii (în maximum 3 zile lucrătoare)
Se acordă o perioadă de grație de 15 zile pentru eventuale descărcări finale
După expirarea perioadei de grație, datele sunt șterse definitiv
Furnizorul transmite confirmarea ștergerii complete (prin email)

CAPITOLUL 6: CONFIDENȚIALITATE

Furnizorul și Beneficiarul se obligă reciproc să păstreze confidențialitatea tuturor informațiilor schimbate în cadrul Contractului de Licențiere și utilizării platformei eMIP.

6.1. Informații Confidențiale

Sunt considerate „Informații Confidențiale" următoarele:

Termenii și condițiile contractuale, inclusiv tarifele negociate
Date și informații tehnice despre Software-ul platformei eMIP (cod sursă, algoritmi, structuri de date)
Informații despre marketing, strategii comerciale, politici de prețuri
Informații despre clienți, parteneri, furnizori
Date cu caracter personal ale utilizatorilor și persoanelor vizate
Rezultatele rapoartelor de studiu de piață sau analize competitive
Know-how tehnic și metodologii de lucru
Orice alte informații marcate explicit ca „Confidențiale"

6.2. Obligații de Confidențialitate

Părțile se obligă să:

Nu divulge Informațiile Confidențiale către terți fără acordul scris prealabil al celeilalte părți
Utilizeze Informațiile Confidențiale exclusiv pentru îndeplinirea obligațiilor contractuale
Limiteze accesul la Informațiile Confidențiale la angajații care au nevoie strictă să le cunoască
Să impună tuturor angajaților obligația de confidențialitate prin contracte de muncă
Să ia măsuri tehnice și organizatorice pentru protejarea Informațiilor Confidențiale
Să returneze sau să distrugă Informațiile Confidențiale la încetarea Contractului (la cererea celeilalte părți)

6.3. Excepții de la Obligația de Confidențialitate

Obligația de confidențialitate NU se aplică informațiilor care:

Erau deja publice în momentul primirii lor
Au devenit publice ulterior, altfel decât prin încălcarea obligației de confidențialitate
Erau deja cunoscute de partea receptoare dintr-o sursă legitimă
Trebuie dezvăluite conform legii sau la cererea autorităților competente (cu notificare prealabilă a celeilalte părți, dacă este posibil)

6.4. Durata Obligației de Confidențialitate

Obligația de confidențialitate rămâne în vigoare:

Pe toată durata Contractului de Licențiere
Pentru o perioadă NELIMITATĂ după încetarea Contractului pentru: datele cu caracter personal, know-how-ul tehnic, secretele comerciale
Pentru o perioadă de minimum 2 ANI după încetarea Contractului pentru celelalte Informații Confidențiale

CAPITOLUL 7: FORȚĂ MAJORĂ

7.1. Definiția Forței Majore

Prin „Forță Majoră" se înțelege orice eveniment extern, imprevizibil, absolut invincibil și inevitabil, care face imposibilă executarea obligațiilor contractuale și care nu se datorează culpei niciunei părți.

Sunt considerate cazuri de Forță Majoră:

Război, revoluții, acte de terorism, sabotaj
Cutremure, inundații, incendii de proporții, catastrofe naturale
Epidemii, pandemii, carantină impusă de autorități
Embargo, restricții comerciale impuse de guverne
Atacuri cibernetice majore (conform Clauzei 7.3)
Căderea rețelei electrice la nivel național sau regional
Alte evenimente de natură extraordinară recunoscute de Camera de Comerț și Industrie

7.2. Obligații în Caz de Forță Majoră

Partea care invocă Forța Majoră are următoarele obligații:

Să notifice în scris cealaltă parte în maximum 5 zile de la apariția evenimentului
Să furnizeze dovada Forței Majore (certificat emis de Camera de Comerț sau altă autoritate competentă) în maximum 15 zile
Să depună toate eforturile rezonabile pentru limitarea efectelor Forței Majore
Să notifice încetarea Forței Majore în maximum 15 zile de la încetare
Să reia executarea obligațiilor contractuale imediat după încetarea Forței Majore

7.3. Forța Majoră în Domeniul Securității Cibernetice

În contextul platformei eMIP, sunt considerate Forță Majoră următoarele evenimente cibernetice:

Atacuri cibernetice de amploare anunțate oficial de CERT-RO (Centrul Național de Răspuns la Incidente de Securitate Cibernetică)
Atacuri cibernetice bazate pe vulnerabilități Zero Day (pentru care producătorii de software nu au emis încă patch-uri)
Atacuri DDoS de magnitudine excepțională care depășesc capacitatea de apărare a infrastructurii Microsoft Azure
Atacuri inițiate prin rețeaua de date a Beneficiarului (considerate „rețele de încredere" din perspectiva filtrelor de securitate)

7.4. Efectele Forței Majore

În cazul apariției unui eveniment de Forță Majoră:

Partea afectată este exonerată de răspundere pentru neexecutarea obligațiilor pe perioada Forței Majore
Termenele contractuale sunt suspendate pe durata Forței Majore
Dacă Forța Majoră durează mai mult de 6 luni, fiecare parte poate cere rezilierea Contractului fără penalități
Obligațiile îndeplinite înainte de Forța Majoră rămân valabile
După încetarea Forței Majore, părțile vor negocia de bună-credință modalitatea de reluare a Contractului

CAPITOLUL 8: ÎNCETAREA ȘI REZILIEREA CONTRACTULUI

8.1. Încetarea prin Expirare

Contractul de Licențiere încetează de drept la expirarea perioadei contractuale (de regulă, 1 an cu prelungire automată), cu excepția cazului în care una dintre părți notifică celeilalte părți intenția de a nu prelungi contractul, cu minimum 15 zile înainte de expirare.

8.2. Încetarea prin Acord Mutual

Părțile pot conveni oricând încetarea Contractului prin act adițional scris, stabilind de comun acord:

Data efectivă a încetării
Modalitatea de finalizare a obligațiilor în curs
Procedura de descărcare a datelor de către Beneficiar
Decontarea finală a sumelor datorate

8.3. Denunțarea Unilaterală

Fiecare parte poate denunța unilateral Contractul cu un preaviz de minimum 15 zile calendaristice, prin notificare scrisă transmisă celeilalte părți prin email cu confirmare de primire sau prin poștă cu scrisoare recomandată.

În perioada de preaviz:

Beneficiarul continuă să aibă acces la platformă
Beneficiarul trebuie să achite Remunerația până la data efectivă a încetării
Beneficiarul trebuie să descarce toate datele importante
Furnizorul va aplica Politica de Retenție conform Capitolului 5

8.4. Rezilierea pentru Neîndeplinirea Obligațiilor

Fiecare parte poate rezilia Contractul în cazul în care cealaltă parte nu își îndeplinește obligațiile contractuale, conform următoarei proceduri:

1. Partea care constată neîndeplinirea obligațiilor transmite o NOTIFICARE SCRISĂ celeilalte părți, specificând exact obligațiile încălcate

2. Partea în culpă are un termen de 15 zile lucrătoare de la primirea notificării pentru a remedia situația

3. Dacă după expirarea termenului situația nu este remediată, Contractul se consideră REZILIAT DE DREPT, fără a mai fi necesară intervenția instanței

4. Partea care reziliază poate solicita daune-interese pentru prejudiciile suferite

Cazuri specifice de reziliere imediată (fără notificare prealabilă):

Neplata Remunerației pentru 2 luni consecutive
Încălcarea gravă a obligațiilor de confidențialitate
Utilizarea platformei în scopuri ilegale sau frauduloase
Încălcarea repetată a cerințelor GDPR (după ce au fost semnalate și notificate)
Cesionarea neautorizată a drepturilor de utilizare către terți

8.5. Efectele Încetării Contractului

La încetarea Contractului, indiferent de motiv:

Accesul Beneficiarului la platformă încetează (sau este restricționat doar la descărcarea datelor)
Beneficiarul are obligația să descarce datele în perioada de stocare caldă (1 an)
Se aplică Politica de Retenție conform Capitolului 5
Obligațiile financiare scadente rămân exigibile
Obligația de confidențialitate rămâne în vigoare conform Capitolului 6
Furnizorul va emite factura finală pentru perioada utilizată
Garanțiile și limitările de răspundere rămân aplicabile pentru faptele anterioare încetării

CAPITOLUL 9: DISPOZIȚII FINALE

9.1. Modificarea Termenilor și Condițiilor

Furnizorul își rezervă dreptul de a modifica unilateral prezentele Termeni și Condiții, cu respectarea următoarelor condiții:

Orice modificare va fi publicată pe site-ul www.emip.ro cu minimum 30 de zile înainte de intrarea în vigoare
Utilizatorii vor fi notificați prin email despre modificări majore
Continuarea utilizării platformei după intrarea în vigoare a modificărilor reprezintă acceptarea tacită a noilor Termeni
Dacă Beneficiarul nu este de acord cu modificările, poate denunța unilateral Contractul conform Clauzei 8.3

9.2. Comunicări și Notificări

Toate comunicările și notificările între părți vor fi transmise în scris prin:

Email la adresele specificate în Contract (pentru Furnizor: admin@emip.ro / office@emip.ro)
Scrisoare recomandată cu confirmare de primire la adresele sediilor sociale
Prin intermediul platformei eMIP (pentru notificări operaționale)

O notificare se consideră primită:

În cazul email-ului: la data confirmării de primire sau în maximum 24 ore de la trimitere (pentru zile lucrătoare)
În cazul scrisorii recomandate: la data specificată pe dovada de primire
În cazul notificărilor prin platformă: la data accesării acestora de către destinatar

IMPORTANT: Părțile au obligația să notifice reciproc orice schimbare a datelor de contact (email, adresă, telefon) în maximum 5 zile lucrătoare de la schimbare. Notificările transmise la ultimele date de contact cunoscute se consideră valabil comunicate.

9.3. Legea Aplicabilă și Soluționarea Litigiilor

Prezentele Termeni și Condiții, precum și Contractul de Licențiere, sunt guvernate de legislația română.

Procedura de soluționare a litigiilor:

1. Orice neînțelegere va fi soluționată mai întâi pe cale amiabilă, prin negocieri între reprezentanții părților

2. Părțile au la dispoziție 30 de zile calendaristice pentru rezolvarea amiabilă

3. Dacă nu se ajunge la o soluție amiabilă, litigiul va fi soluționat de instanțele judecătorești competente din România

4. Instanța competentă teritorial este cea din circumscripția Tribunalului Alba (sediul Furnizorului), dacă legea nu dispune altfel

9.4. Cesiunea Drepturilor și Obligațiilor

Beneficiarul NU poate cesiona sau transfera drepturile și obligațiile sale decurgând din Contractul de Licențiere către terți, fără acordul scris prealabil al Furnizorului.

Furnizorul poate cesiona drepturile și obligațiile sale către:

Entități afiliate sau societăți din același grup
Succesori în drepturi (în caz de fuziune, divizare, reorganizare)
Cu notificarea prealabilă a Beneficiarului (cu minimum 30 de zile înainte)

9.5. Clauza de Severabilitate

În cazul în care una sau mai multe clauze din prezentele Termeni și Condiții sunt declarate nule, anulabile sau inaplicabile de o instanță competentă sau de o autoritate administrativă:

Această nulitate sau inaplicabilitate nu va afecta valabilitatea celorlalte clauze
Părțile se obligă să negocieze de bună-credință înlocuirea clauzei nule/inaplicabile cu o clauză validă care să reflecte cât mai fidel intenția inițială
Restul Contractului rămâne în vigoare și își produce efectele

9.6. Întregul Acord

Prezentele Termeni și Condiții, împreună cu:

Contractul de Licențiere semnat între părți
Politica de Confidențialitate
Politica privind utilizarea Cookie-urilor (publicată pe www.emip.ro)
Anexele la Contract (Tarife, Specificații Tehnice, Acord GDPR, etc.)

constituie ÎNTREGUL ACORD între părți și înlocuiesc orice înțelegeri verbale sau scrise anterioare referitoare la utilizarea platformei eMIP.

9.7. Limita de Vârstă

Platforma eMIP nu este destinată persoanelor cu vârsta sub 18 ani. Beneficiarul se obligă să nu creeze conturi de utilizator pentru persoane minore fără acordul părinților/tutorilor legali. În cazul în care se constată că date ale persoanelor minore au fost procesate fără consimțământul corespunzător, vă rugăm să contactați imediat Furnizorul la admin@emip.ro pentru ștergerea acestor date.

9.8. Drepturile de Proprietate Intelectuală

Toate drepturile de proprietate intelectuală asupra platformei eMIP, inclusiv dar fără a se limita la:

Codul sursă al Software-ului
Interfața grafică și designul platformei
Algoritmii și structurile de date
Documentația tehnică
Mărcile comerciale eMIP, eMIP-Proiecte, eMIP- Plan Afaceri, eMIP-Arch, logo-urile
Conținutul site-ului www.emip.ro și subdomeniilor

aparțin în exclusivitate Furnizorului (EMIP SRL) și sunt protejate de legislația română și internațională privind drepturile de autor și proprietatea intelectuală.

Prin Contractul de Licențiere, Beneficiarul dobândește DOAR un drept neexclusiv de UTILIZARE a Software-ului, fără niciun transfer de drepturi de proprietate.

9.9. Acceptarea Termenilor și Condițiilor

Prin accesarea și utilizarea platformei eMIP, prin bifarea căsuței de acceptare la crearea contului sau prin semnarea Contractului de Licențiere, Beneficiarul confirmă că:

A citit în întregime prezentele Termeni și Condiții
A înțeles toate clauzele și implicațiile acestora
Acceptă fără rezerve toate prevederile Termenilor și Condițiilor
Se obligă să respecte toate obligațiile care îi revin în calitate de Operator de Date
Este conștient de responsabilitățile sale conform GDPR
Are capacitatea juridică necesară pentru a încheia și executa Contractul

9.10. Date de Contact pentru Asistență

Pentru orice întrebări, solicitări sau reclamații referitoare la prezentele Termeni și Condiții sau la utilizarea platformei eMIP, vă rugăm să contactați:

EMIP SRL
Adresa: Alba Iulia, str. Tudor Arghezi nr. 6, jud. Alba, România
Email Suport Tehnic: admin@emip.ro
Email General: office@emip.ro
Telefon: +40 745 128 387
Program: Luni - Vineri, 09:00 - 17:00 (ora României)
Website: www.emip.ro

Pentru solicitări privind protecția datelor cu caracter personal (GDPR), contactați Data Protection Officer (DPO) la: data.protection@emip.ro

***

Prezentele Termeni și Condiții au fost actualizate la data de: Februarie 2026

Versiune: 3.0

Vă mulțumim că utilizați platforma eMIP!

Pentru a consulta Politica de Confidențialitate completă și Politica privind utilizarea Cookie-urilor, vă rugăm să vizitați: www.emip.ro/politica-confidentialitate și www.emip.ro/cookies

Găsește soluția potrivită pentru tine

Programează o prezentare personalizată și descoperă cum eMIP poate ajuta organizația ta.

Testează DEMO Gratuit

Solicită o Prezentare